No mundo corporativo atual, o gerenciamento eficaz dos custos é essencial para a saúde financeira das empresas. Uma área frequentemente subestimada, mas que pode representar um grande impacto nos orçamentos empresariais, é o gerenciamento interno de impressão.
De acordo com o levantamento da IDC Brasil, os custos com impressão nas empresas exigem entre 1% e 3% do orçamento
Continue a leitura e descubra quais são os custos ocultos associados ao gerenciamento interno de impressão e por que o outsourcing de impressão emerge como uma opção econômica e eficiente para as empresas.
O que é gestão documental?
Todas as empresas têm fluxos de documentos, esse processo refere-se a como os documentos se movem dentro de uma organização. O fluxo normalmente inclui algumas etapas, como a concepção, revisão, admissão, classificação, armazenamento e eliminação de documentos.
A gestão documental é fundamental para a rotina organizacional. A perda de arquivos pode trazer grandes problemas, como cobrança de multas e juros quando os prazos para pagamentos vencem, vazamento de dados confidenciais e morosidade nos processos internos.
Um exemplo simples de como um fluxo de processos pode ser:
– Concepção o documento é gerado por uma equipe – Seja um pagamento, entrada de um currículo, relatório ou uma proposta.
– Revisão outros colaboradores podem homologar ou revisar os dados inseridos.
– Admissão os processos são aprovados pela diretoria, ou membro responsável.
– Classificação o documento segue para o departamento que dará o devido tratamento.
– Armazenamento o arquivo é enviado a pasta de rede responsável por armazenar tais dados.
– Após o prazo estipulado para armazenar e reter as informações o documento pode ser eliminado dos arquivos, ou seguir um novo fluxo.
Já pensou em fazer todo esse processo a partir de uma multifuncional?
Os equipamentos, cada vez mais modernos, contam com softwares de gestão documental, a partir de uma digitalização o processo é iniciado e segue as diretrizes apontadas pela equipe coorporativa.
O fluxo documental eficiente oferece muitos benefícios, como a melhora de produtividade – pois os processos podem ser automatizados, garante a segurança de informações sensíveis, mantem os documentos em conformidade – pois só passará para a próxima etapa após a conclusão da anterior, melhora o controle e rastreabilidade dos documentos.
A Lello Print, é uma empresa de soluções nas áreas de locação de equipamentos – impressoras, notebooks, tablets, scanners e etc – gestão documental, e tecnologia da informação. Conta com profissionais qualificados e especializados em gerenciamento de dados para ajudar a implementar um fluxo de documental eficaz e eficiente para os processos de sua empresa.
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